SURAT MASAL (mail marge)
Surat masal ( mail marge) merupakan suatu
fasilitas pembuatan surat yang isi suratnya telah berbentuk buku, sedangkan
informasi data dapat berbeda-beda. Dengan menggunakan fasilitas mail
marge dapat membantu kita
dalam pembuatan undangan, slip gaji, surat keterangan. Dalam pembuatan surat
masal kita harus mempunyai 3 dokumen atau file sebagai berikut:
v
dokumen master
v
dokumen data
v
dokumen gabungan (surat dan data)
Langakah
– langkah pembuatan surat masal (mail marge) adalah sebagai:
Ä
klik tab Mailings
Ä
Pilih, Start Mail Marge
Kosongkan
nama
alamat penerima
Ä
Pilih, Step By Step Mail Marge Wizard
akan muncul tampilan seperti berikut,
Ä
Klik pada letter
Ä
Klik Next
Ä
Klik Next
Ä
Klik type a new list
Klik pada create untuk membuat sumber data
Ä
Untuk membuka kotak dialog New Address List seperti berikut
Ä
Klik tombol Customize Columns, untuk membuka kotak Address List sebagai berikut,
untukmerubah nama field sesuai dengan
kebutuhan, lakukan dengan petunjuk beriku:
§
Pilih nama field dibawah field name kemudian
tekan delete, dilayar akan muncul kotak
sebagai berikut, klik Yes.
§
Jika semua field telah terhapus, klik pada Add ,
untuk menambah field baru sesuai keinginan misalnya ketik
>>alamat<< lalu klik ok,
Ä
Ulanagi langkah-langkah diatas untuk menambah
field-field lain seperti berikut Nama,
Alamat, kota hingga dialog customize address list tampak
seperti berikut:
Ä
Klik tombol Ok, dan isi data sesuai keinginan
pada kotak dialog new address list , seperti gambar berikut:
§
Untuk pindah ke sel berikutnya pada baris yang
sama tekan tombol Tab.
§
New Entry, untuk mengisi NAMA,
ALAMT, dan KOTA yang baru
§
Delete Entry, untuk menghapus data
yang aktif dalam kotak dialog ini.
§
Find, untuk mencari, untuk mencari
data tertentu dalam list entry.
§
Customize columns, untuk merubah
nama field sesuai dengan keinginan.
Ä
Jika sudah selesai klik tombol Ok.
Untuk menutup kota dialog New Address List dan membuka kotak
dialog Save Address List, ketik nama file dalam kotak file name
misalnya DATA LIST lalu klik tombol save seperti gambar berikut:
Ä
Klik Save dengan
file name DATA LIST, maka akan muncul tampilan sebagai berikut,
Lalu klik Ok.
Ä
Selanjutnya Next
Ä
Selanjutnya arahkan kursor
dibawah Kepada Yth,
Ä
Klik More item akan muncul tampilan sebagai berikut:
Ä
Klik pada NAMA,
klik pada insert lalu close,
Pada surat Akan muncul tampilan sebagai
berikut:
Ä
Ulangi
langkah-langakah diatas untuk <<ALAMAT>>
, dibawah DI, dan enter
untuk penempatan posisi << KOTA>> .
Ä
Untuk langkah selanjutnya klik Next
pada step 4 of 6
Ä
Pada surat secara otomatis muncul tamppilan
sebagai berikut:
Perhatikan
field pada
Bagian ini
Privious
Rerord Untuk menampilkan data sebelumnya
Tampilan data surat atau
urutan jumlah surat.
Next Record untuk
menampilkan data pertama
Ä
Selnjutnya klik Next
Ä
Klik edit
untuk mengedit hasil penggabungan surat dengan
sumber
data dengan pilihan ini akan muncul kotak dialog
sebagai berikut,lalu
Klik pada All, klik Ok
All, digunakan untuk menggabungkan
seluruh data kedalam dokumen baru
Current record, digunakan untuk
menggabungkan surat dengan record yang aktif saat ini
From … to… untuk meggabungkan surat
dengan nomor record tertentu hingga nomor record tertentu misalnya
from
2 to 6 artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record 6
PEMBUATAN AMPLOP
(ENVELOPES)
Langakah-langkah
membuat amplop hampir sama dengan pembuatan mail marge, untuk
mempermudah pengiriman alamat surat.
Langkah-langkah
pembuatn amlop adlah sebagai berikut:
Klik tab
mailings
Klik
envelopes (amplop)
Tentukan
jenis-jenis amplop maka akan muncul kotak sebagai berikut:
Envelope option untuk
menentukan ukuran amplop, dari size, font, rata kanan, dan rata
kiri,
pada amplop sesuai kebutuhan.
Printing option digunakan untuk menentukan hasil cetakan pada
amplop, sesuai yang diinginkakn, contoh-contoh cetakan amplop adalah ssebagai
berikut:
Setelah
menentukan jenis amplop sesuai dengan kebtuhan, lallu klik Ok.
Selanjutnya buat lah amplop, seperti membuat surat pada
mail marge, contohnya adalah sebagai berikut: klik
disini maka
muncul
kotak seperti
ini
Klik
mailing pada tab
Klik star
mail marge
Pilih step
by step mail marge wizard
Klikk
pada
envelopes
Klik
Next
untuk langkah selanjutnya.
Klik
Next
Klik
Type
New Liist, selanjutnya klik pada
creat.
Akan muncul kotak dialog sebagai berikkut:
Klik
pada customize columns maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:
Untuk
merubah nama field sesuai dengan kebutuhan dan mengganti nama sesuai yang
Diinginkan, klik Delete, lalu klik Yes, maka
akan muncul kotak dialog seperti berikut:
Ulangi
langkah-langkah diatas sampai semuanya terhapus, lalu klik
add untuk membuat nama
Sesuai yang diinginkan, contohnya adlah sebagai berikut:
Ulangi
langkah-langkah diatas sehinga muncul kotak sebagai berikut:
Klik
ok, dan isi data-data pada kotak new address list, sehingga akan muncul kotak
dialog seperti berikut:
Untuk menambahkan
Cell keberikutnya klik
tab pada keyboard, atau klik
New Entry pada kotak dialog
New
Address List.
Klik
ok pada kotak dialog new address list,
kemudian save dengan file name DATA LIST seperti berikut:
Klik
OK
maka akn muncul kotak dialog seperti berikut
klik
Next
pada step-step mail marge
Tempatkan
kursor dibawah PENGIRIM seperti berikut:
Klik
more
item maka
akan muncul kotak dialog insert merge field, klik pada
>>nama<<
klik insert , lalu klik close, sebagai berikut:
Pada
amplop akan terlihat seperti berikut:
Letakan
kursor dibawah >>nama penerima<<
sesuai dengan feid name nya, hingga tampak seperti berikut:
Klik
next
pada
step
by step mail marge wizard
Akan muncul pada amplop sebagai berikut
Privious Rerord Untuk menampilkan data sebelumnya
Tampilan data amplop atau
urutan jumlah amplop.
Next Record untuk
menampilkan data pertama
Klik
next pada step by step mail marge wizard
Klik edit
untuk mengedit hasil penggabungan surat dengan sumber
data dengan pilihan ini
akan muncul kotak dialog sebagai berikut,lalu
Klik pada All, klik Ok
All, digunakan untuk menggabungkan
seluruh data kedalam dokumen baru
Current record, digunakan untuk
menggabungkan surat dengan record yang aktif saat ini
From … to… untuk meggabungkan surat
dengan nomor record tertentu hingga nomor record tertentu misalnya
from
2 to 6 artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record 6
MEMBUAT LABELS AMPLOP
Langkah-langkah membuat label pada
amplop adlah sebagai berikut:
Klik tab
mailing
Klik start mail marge
Klik
labels maka akan muncul kotak dialog sebaggi berikut:
Pilih
jenis ukuran labels sesuai yang diingninkan, misalnya 30 per page yaitu
terdapat 30 kotak pada satu kertas, contohnya adalah sebagai berikut:
Pembuatan
labels step-step nya hampir sama dengan surat masal dan amplop
untuk
posisi nama pada labels menggunakan menu layout pada tab atau dengan icon
sperti ini;
pilih
jenis sesuai keinginan. Misalnya adalah sebagai berikkut:
TABEL DAN FORMULA
Langkahh-langkah pembuatan table dari
menu bar
klik menu
insert
klik table
klik
insert table maka akan muncul kotak dialog sebagi beriku
isikan
jumlah kolom dan baris yang diinginkan
klik
ok
contoh
jika diisi 5 baris 2 kolom adalah sebagai berikut:
untuk menambah baris, letakkan kursor di samping
kanan lalu enter secara otomatis akan ad penambahan baris
untuk menghapus beberapa sel dari
tool bar layout, pilih perintah
delete cell
Maka akan muncul kotak dialog sebagai
berikut:
Shift cells left menggeser sel ke
kiri setelah anda menghapus sel
shift cells up menggesee sel keatas
setelah anda menghapus sel
delete entre row menghapus baris tunggal
atau beberapa baris
delete entre colum menghapus kolom
tunggal atau beberapa kolom
