MAIL MARGE, ENVELOPES,LABELS

SURAT MASAL (mail marge)

Surat masal ( mail marge) merupakan suatu fasilitas pembuatan surat yang isi suratnya telah berbentuk buku, sedangkan informasi data dapat berbeda-beda. Dengan menggunakan fasilitas  mail  marge  dapat membantu kita dalam pembuatan undangan, slip gaji, surat keterangan. Dalam pembuatan surat masal kita harus mempunyai 3 dokumen atau file sebagai berikut:

v  dokumen master

v  dokumen data

v  dokumen gabungan (surat dan data)

Langakah – langkah pembuatan surat masal (mail marge) adalah sebagai:  

Ä    klik tab Mailings

Ä    Pilih, Start Mail Marge

          Kosongkan nama

alamat penerima

Ä   Pilih, Step By Step Mail Marge Wizard akan muncul tampilan seperti berikut,                                                                       

          

Ä    Klik pada letter

Ä    Klik  Next

Ä    Klik Next                                         

Ä    Klik type a new list

Klik pada create   untuk membuat sumber data

Ä    Untuk membuka kotak dialog  New Address List  seperti berikut

Ä  Klik tombol Customize Columns, untuk membuka kotak  Address List  sebagai berikut,

                                                             

                                                                                                                                                        

        untukmerubah nama field sesuai dengan kebutuhan, lakukan dengan petunjuk beriku:

§  Pilih nama field dibawah field name kemudian tekan delete, dilayar akan muncul  kotak sebagai berikut, klik Yes.

§  Jika semua field telah terhapus, klik pada Add , untuk menambah field baru sesuai keinginan   misalnya ketik  >>alamat<< lalu klik ok,                                                                                         

                     

Ä  Ulanagi langkah-langkah diatas untuk menambah field-field lain seperti berikut Nama, Alamat, kota hingga dialog customize address list tampak seperti berikut:

Ä  Klik tombol Ok, dan isi data sesuai keinginan pada kotak dialog new address list , seperti  gambar berikut:

                                                              

§  Untuk pindah ke sel berikutnya pada baris yang sama tekan tombol Tab.

§  New Entry, untuk mengisi NAMA, ALAMT, dan KOTA yang baru

§  Delete Entry, untuk menghapus data yang aktif dalam kotak dialog ini.

§  Find, untuk mencari, untuk mencari data tertentu dalam list entry.

§  Customize columns, untuk merubah nama field sesuai dengan keinginan.

Ä  Jika sudah selesai klik tombol Ok. Untuk menutup kota dialog New Address List dan membuka kotak dialog Save Address List, ketik nama file dalam kotak file name misalnya DATA LIST lalu klik tombol save seperti gambar berikut:

                    

Ä  Klik Save  dengan file name DATA LIST, maka akan muncul tampilan sebagai berikut,

Lalu klik Ok.

                      

Ä  Selanjutnya Next

Ä  Selanjutnya arahkan  kursor  dibawah Kepada Yth,

Ä  Klik More item akan  muncul tampilan sebagai berikut:

Ä    Klik pada NAMA, klik pada insert  lalu close, Pada surat  Akan muncul tampilan sebagai berikut:

                 

Ä    Ulangi langkah-langakah  diatas untuk  <<ALAMAT>> , dibawah DI,  dan enter  untuk penempatan  posisi  << KOTA>> .

Ä   Untuk langkah selanjutnya klik Next pada step 4 of 6

         

Ä  Pada surat secara otomatis muncul tamppilan sebagai berikut:

                                                                                                          Perhatikan field pada

                                                                                                         Bagian ini

                Privious Rerord  Untuk menampilkan data sebelumnya

                            Tampilan data surat atau urutan jumlah surat.

                  Next Record untuk menampilkan data pertama

Ä  Selnjutnya klik Next

Ä  Klik edit                                                       untuk mengedit hasil penggabungan surat dengan sumber                           

data dengan pilihan ini akan muncul kotak dialog sebagai berikut,lalu

Klik pada All, klik Ok

                               

      All, digunakan untuk menggabungkan seluruh data kedalam dokumen baru

      Current record, digunakan untuk menggabungkan surat dengan record yang aktif saat ini

      From … to… untuk meggabungkan surat dengan nomor record tertentu hingga nomor record tertentu misalnya from 2 to 6 artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record 6

PEMBUATAN AMPLOP (ENVELOPES)

                  

Langakah-langkah membuat amplop hampir  sama  dengan pembuatan mail marge, untuk mempermudah pengiriman alamat surat.

Langkah-langkah pembuatn amlop adlah sebagai berikut:

     Klik tab mailings

     Klik envelopes (amplop)

     Tentukan jenis-jenis amplop maka akan muncul kotak sebagai berikut:

         Envelope option untuk menentukan ukuran amplop, dari size, font, rata kanan, dan rata kiri, pada amplop sesuai kebutuhan.

         Printing option  digunakan untuk menentukan hasil cetakan pada amplop, sesuai yang diinginkakn, contoh-contoh cetakan amplop adalah ssebagai berikut:

                                     

                                     

     Setelah menentukan jenis amplop sesuai dengan kebtuhan, lallu klik Ok.

     Selanjutnya  buat lah amplop, seperti membuat surat pada mail marge, contohnya adalah sebagai berikut:                                                                                                                            klik disini maka

                                                                                                                                                                      muncul kotak seperti

                                                                                                                            ini

     Klik mailing pada tab

     Klik star mail marge

     Pilih step by step mail marge  wizard

     Klikk pada envelopes

     Klik Next untuk langkah selanjutnya.

     Klik Next

     Klik Type New Liist, selanjutnya klik pada creat.

Akan muncul kotak dialog sebagai berikkut:

     Klik pada customize columns maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

                                 

     Untuk merubah nama field sesuai dengan kebutuhan dan mengganti nama sesuai yang 

Diinginkan, klik Delete, lalu klik Yes, maka akan muncul kotak dialog seperti berikut:

  Ulangi langkah-langkah diatas sampai semuanya terhapus, lalu klik add untuk membuat nama

Sesuai yang diinginkan, contohnya adlah sebagai berikut:

     Ulangi langkah-langkah diatas sehinga muncul kotak sebagai berikut:

  Klik ok, dan isi data-data pada kotak new address list, sehingga akan muncul kotak dialog seperti berikut:

      Untuk menambahkan Cell keberikutnya klik tab pada keyboard, atau klik New Entry pada kotak dialog New Address List.

     Klik ok pada kotak dialog new address list,  kemudian save dengan file name DATA LIST seperti berikut:

  Klik OK maka akn muncul kotak dialog seperti berikut

  klik Next pada step-step mail marge

  Tempatkan kursor dibawah PENGIRIM seperti berikut:

     Klik more item                                             maka akan muncul kotak dialog insert merge field, klik pada

     >>nama<< klik insert , lalu klik close, sebagai berikut:

  Pada amplop akan terlihat seperti berikut:

  Letakan kursor dibawah >>nama penerima<<  sesuai dengan feid name nya, hingga tampak seperti berikut:

  Klik next pada step by step mail marge wizard

Akan muncul pada amplop sebagai berikut

                Privious Rerord  Untuk menampilkan data sebelumnya

                            Tampilan data amplop atau urutan jumlah amplop.

                  Next Record untuk menampilkan data pertama

     Klik next pada step by step mail marge wizard

     Klik edit                                                          untuk mengedit hasil penggabungan surat dengan sumber                            data dengan pilihan ini akan muncul kotak dialog sebagai berikut,lalu

Klik pada All, klik Ok

      All, digunakan untuk menggabungkan seluruh data kedalam dokumen baru

      Current record, digunakan untuk menggabungkan surat dengan record yang aktif saat ini

      From … to… untuk meggabungkan surat dengan nomor record tertentu hingga nomor record tertentu misalnya from 2 to 6 artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record 6

MEMBUAT LABELS AMPLOP

Langkah-langkah membuat label pada amplop adlah sebagai berikut:

     Klik tab mailing

     Klik  start mail marge

     Klik labels maka akan muncul kotak dialog sebaggi berikut:

     Pilih jenis ukuran labels sesuai yang diingninkan, misalnya 30 per page yaitu terdapat 30 kotak pada satu kertas, contohnya adalah sebagai berikut:

     Pembuatan labels step-step nya hampir sama dengan surat masal dan amplop

     untuk posisi nama pada labels menggunakan menu layout pada tab atau dengan icon sperti ini;

     pilih jenis sesuai keinginan. Misalnya adalah sebagai berikkut:

TABEL DAN FORMULA

Langkahh-langkah pembuatan table dari menu bar

  klik menu insert

  klik table

  klik insert table maka akan muncul kotak dialog sebagi beriku

     isikan jumlah kolom dan baris yang diinginkan

     klik  ok

     contoh jika diisi 5 baris 2 kolom adalah sebagai berikut:

         untuk menambah baris, letakkan kursor di samping kanan lalu enter secara otomatis akan ad penambahan baris

         untuk menghapus beberapa sel dari tool bar layout, pilih perintah delete cell

       Maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

      Shift cells left menggeser sel ke kiri setelah anda menghapus sel

      shift cells up menggesee sel keatas setelah anda menghapus sel

      delete entre row menghapus baris tunggal atau beberapa baris

      delete entre colum menghapus kolom tunggal atau beberapa kolom